Korisnik:Neyari/pesak

Upravljanje digitalnom imovinom (DAM od engl. Digital asset management) se odnosi na proces efikasnog skladištenja, organizovanja, upravljanja, preuzimanja i distribucije digitalne imovine organizacije za koji se koristi softversko i sistemsko rešenje. Svrha ovog softvera je da obezbedi centralizovano skladište za digitalnu imovinu kojem vlasnici ove imovine mogu lako da pristupe, uređuju ih ili dele. Organizacije mogu da implementiraju rešenje lokalno, u klaudu ili u hibridnoj arhitekturi.

Digitalna imovina

Digitalna imovina je ključna komponenta procesa upravljanja digitalnom imovinom. To je bilo koji tip datoteke koja ima vrednost, u vlasništvu je preduzeća ili pojedinca, dolazi u digitalnom formatu, može da se pretražuje putem metapodataka i uključuje prava pristupa i korišćenja. Neki od najčešćih primera su:

• Elektronski dokumenti
• E-mejlovi
• Digitalne fotografije
• Video snminci
• Audio datoteke
• Animacije
• Prezentacije
• Medijske datoteke
• Veb stranice i kod

Kontrola pristupa

Kontrola pristupa može biti zasnovana na poslovnoj jedinici, funkcionalnom odeljenju i ulozi. Služi da ograniči pristup nekim sredstvima internim zaposlenima. Dozvole takođe mogu proširiti pristup na spoljna lica kao što su partneri ili kupci. Organizacija može da im obezbedi pristup predlogu angažovanja ili zaštitnom znaku u cilju podrške partnerstvu ili pri e-trgovini.

Upotreba u kompaniji ili organizaciji

Kompanije koriste DAM u različitim odeljenjima, često na više lokacija. DAM centralizuje sredstva za pristup i korišćenje i koriste je funkcionalne oblasti unutar organizacije u različite svrhe. Neki od primera su:

• Služba ljudskih resursa (HR) - za upravljanje evidencijom zaposlenih, pretplatom i statusom za beneficije, zahtevima za zapošljavanje, zahtevima za slobodne dane i godišnji odmor, za skladištenje priznanica o platama itd.

• Nabavka - za skladištenje podataka o kontaktu dobavljača, faktura i specifikacija.
• Razvojni timovi - za skladištenje vlasničkog dizajna proizvoda i planova razvoja, materijala za planiranje, slika itd.
• Prodajni i marketinški timovi - za upravljanje brendom, marketinške kampanje i održavanje sredstava kreiranih i korišćenih u celoj organizaciji.
• Programeri i IT odeljenja - za skladištenje, organizovanje i pristup digitalnim sredstvima koja su povezana sa razvojem i održavanjem softvera, veb lokacija i drugih digitalnih proizvoda. Mogu da čuvaju isečke koda, biblioteke datoteka i druge resurse koji mogu ponovo da se koriste za rad na novim projektima.
• Pravni timovi - za organizovanje, skladištenje i pristup pravnim dokumentima, ugovorima, pravnim izveštajima itd.
• U radu sa klijentima - postavljanjem odgovarajućih dozvola za datoteke, praćenjem promena i napomena preko kontrole načina na koji se određena sredstva koriste.
• Dizajn - za centralizovan pregled beleški, organizaciju projekata, deljenje datoteka i završenih materijala između različitih timova. Ovakav softver nudi kolaborativne mogućnosti za rad na projektima sa kontrolom verzija, zajedničkim resursima i ugrađenim alatima za uređivanje.

Zavod za intelektualnu svojinu

Ove organizacije obično upravljaju velikim količinama digitalne imovine u različitim fazama. Pošto se ažuriranja vrše kroz životni ciklus sredstva, prenosivost, kontrola verzija i prava pristupa su kritične za održavanje.

Ostali primeri

Takođe, ovakav softver ima moguću primenu za različite industrije, uključujući agencije za finansijske usluge, hranu i piće, vladu, zdravstvo, visoko obrazovanje, proizvodnju, medije i zabavu, štampu i izdavaštvo, sport i turizam.

Prednosti korišćnja softvera

Lakši pregled digitalne imovine

DAM pruža korisnicima jasan, sveobuhvatan pogled na digitalnu imovinu i tako čini upravljanje projektima, planiranje sadržaja i izvršenje projekta jednostavnijim. Postoji mogućnost kontrole verzija koja omogućava da se jednom ažurirano sredstvo automatski objavljuje na svim vezama za deljenje ili kontrolisanim mestima gde se pojavljuje dati resurs. Takođe mnogi sistemi imaju i alate veštačke inteligencije koji pomažu za lakše kreiranje ili upravljanje resurisma.

Analiza interakcije sa kupacima

Kada preduzeća organizuju sadržaj na odgovarajući način na osnovu korisnikove interakcije mogu da serviraju sadržaj o brendu i marketinške materijale u pravo vreme za svoju ciljnu publiku i time da personalizuju korisničko iskustvo.

Smanjeni troškovi proizvodnje i bolja alokacija resursa

Centralizacija sredstava unutar DAM sistema omogućava organizacijama da pronađu i ponovo koriste sredstva, smanjujući troškove proizvodnje i dupliranje tokova rada. Što podstiče efikasniju alokaciju resursa u druge oblasti poslovanja i dovodi do toga da se sredstva i rešenja brže plasiraju na tržište.

Upravljanje brendom

DAM pomaže da se osigura da su poruke, pozicioniranje, vizuelno predstavljanje i drugi načini pridržavanja brenda dosledni. Poslovne jedinice kao i različiti timovi mogu ponovo da koriste kreativne datoteke i druga sredstva za nove potrebe i projekte.

Upravljanje licencama

Licence, pravna dokumentacija, arhive i druga imovina igraju ključnu ulogu u ispunjavanju zahteva industrije ili vladinih regulatornih propisa. Sposobnost organizovanja i brzog preuzimanja ovih materijala štedi vreme i novac organizacijama i ublažava poremećaje u osnovnim poslovnim procesima.

Konvertovanje sadržaja

DAM softver ima ugrađene alate za konverziju slika,video i audio zapisa u druge formate,alate za promenu veličine sadržaja,prilagođavanje sadržaja za različite društvene meže, veb stranice i slično.

Način funkcionisanja softvera

DAM sistem funkcioniše kao centralno skladište i kontrolni centar koji omogućava različite ulaze i izlaze. Odobreni korisnici ili administrator mogu da otpreme digitalna sredstva na DAM platformu, a zatim ljudi (ili u slučaju nekih DAM platformi, softvera za prepoznavanje slika uz pomoć modela veštačke inteligencije) označavaju svaku datoteku metapodacima. Metapodaci su informacije koje opisuju sredstvo i omogućavaju korisnicima sistema da pretražuju i pronađu sadržaj u sistemu. Sigurnosne funkcije u okviru platforme za upravljanje digitalnim sredstvima kontrolišu koje grupe korisnika mogu da pristupe kojim sredstvima i kako mogu da ih koriste. Korisnici zatim mogu da preuzmu odobrena sredstva za sopstvenu upotrebu ili da ih dele sa saradnicima i partnerima preko portala, linkova, ugrađuju kodove ili sistemske integracije i slično.

Nekoliko koraka je uključeno u korišćenje softvera za upravljanje digitalnom imovinom:

• Kreiranje sredstva - Standardizovani šabloni i formati datoteka pripremaju digitalne datoteke za kodiranje čak i pre nego što se kreiraju. Ova standardizacija poboljšava mogućnosti i brzinu pretraživanja i pronalaženja dokumenata.
• Kodiranje i indeksiranje - Da bi se pojednostavila pretraga sredstava, metapodaci omogućavaju da se digitalni sadržaji identifikuju preko atributa kao što su tip sredstva, tip medija i tehnologije koja se koristi. Identifikatori kreiraju indeks, grupišući sredstva koja imaju zajedničke oznake radi poboljšanja mogućnosti pretraživanja. Ovo indeksiranje se onda koristi za tokove rada vođene pravilima, i omogućavaju automatizaciju zadataka i procesa.
• Kontrola verzije datoteke - Kontrola verzija postaje sve važnija za automatizaciju tokova posla, jer osigurava da se najnovije, najažurnije sredstvo koristi u okviru postojećeg posla. Kako se uspostavljaju novi tokovi posla, softver postavlja datume, obezbeđujući da se pristupa samo najnovijoj verziji.
• Upravljanje putem dozvola - Upravljanje putem dozvola osigurava da samo oni kojima je odobren pristup mogu da koriste sredstvo na način na koji im je dodeljeno. Ova sposobnost štiti organizacionu imovinu od krađe, slučajnog oštećenja ili brisanja.
• Revizija - Interne revizije pomažu organizacijama da procene efikasnost DAM-a i identifikuju oblasti koje treba unaprediti. Slično tome, regulatorna tela mogu izvršiti reviziju DAM rešenja kako bi osigurala da su tehnologija i procesi organizacije u skladu sa propisima. Obe vrste revizija se redovno dešavaju u visoko regulisanim industrijama kao što su finansije i zdravstvo.